Hohe Qualität zum besten Preis für öffentliche Auftraggeber

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Gerhard Zotter im Gespräch mit EuroKommunal

Mag. Gerhard Zotter, Geschäftsführer der BBG, erzählt im Gespräch mit EuroKommunal über Beschaffung im Allgemeinen und über die Vorteile, die sowohl Kunden als auch Lieferanten haben, wenn Sie ein Vertragsverhältnis mit der BBG eingehen.

EuroKommunal: Seit wann gibt es die Bundesbeschaffung GmbH?
Zotter: Die BBG wurde 2001 gegründet. Damals hat man erkannt, dass die isolierte und unkoordinierte Beschaffung durch die einzelnen Ministerien nicht mehr zeitgemäß ist. Daher wurde eine Organisation gegründet, die sich primär darum kümmert, Beschaffungen für den Bund durchzuführen. Der Einkauf wurde als Hebel für eine gelebte Verwaltungsreform erkannt, um Synergien zu heben und Doppelgleisigkeiten zu beseitigen. Nebenbei kann man bei hoher Qualität auch Geld sparen. Die BBG gehört als ausgegliedertes Unternehmen der Republik, die Eigentümerrechte werden durch den Bundesminister für Finanzen wahrgenommen.

Was ist die genaue Aufgabe der Bundesbeschaffung?
Zotter: Wir haben einen klar definierten gesetzlichen Auftrag in dem auch die strategische Ausrichtung festgelegt ist – nämlich durch Bündelung einen wirtschaftlich guten Einkauf bei hoher Qualität sicherzustellen. Im Kern geht es darum, dass in den einzelnen Ressorts oder anderen öffentlichen Organisationen nicht isoliert eingekauft wird, ob jetzt Fahrzeuge, Computer oder Sonstiges, sondern, dass es eine Stelle für alle macht, ein Dienstleistungsunternehmen im ‚Shared Service‘.

Wer aller kann bei der BBG einkaufen? Dürfen die Casinos Austria auch bei der BBG einkaufen?
Zotter: Alle Gebietskörperschaften und all jene, die die Voraussetzungen als öffentliche Auftraggeber nach dem Bundesvergabegesetz erfüllen, dürfen die BBG nutzen. Dazu gehören neben Bund, Ländern, Gemeinden und Gemeindeverbänden auch Einrichtungen, die für den Allgemeinzweck geschaffen wurden und „beherrschend“ von der öffentlichen Hand mitgetragen werden. Darunter fallen beispielsweise öffentliche Gesundheitseinrichtungen, alle öffentlichen Bildungseinrichtungen sowie ausgegliederte Unternehmen, die einer Gebietskörperschaft gehören und bei denen der Eigentümer eine beherrschende Stellung hat. Weitere Beispiele wären die ASFiNAG, das Bundesrechenzentrum oder die Österreichische Nationalbank. Die Casinos Austria erfüllen nicht die Voraussetzungen, die im Bundesvergabegesetz für die öffentliche Auftraggeberschaft normiert sind und dürfen die BBG daher nicht nutzen. Auch das Österreichische Rote Kreuz darf leider nicht über uns beschaffen, die Freiwilligen Feuerwehren hingegen schon.

Wie funktioniert die Beschaffung über die BBG?
Zotter: Ausgezeichnet! (Lacht) Wenn beispielsweise eine Gemeinde oder Stadt über uns beschaffen will, reicht ein Anruf und wir unterstützen bei der Beschaffung oder der Kunde nutzt direkt unseren e-Shop. Wir haben etwa für Städte und Gemeinden, vor allem im Bereich der Mobilität und beispielsweise bei weiteren Bedarfen eines Bauhofs ein sehr breites Portfolio, das in einem eigenen Lösungspaket „Kommunal – Alles für den Bauhof“ in unserem e-Shop abgebildet ist. Dieses reicht von Werkzeug, Werkstattausrüstung und -ausstattung über Fahrzeuge bis hin zu Fahrzeugaufbauten. Wenn wir ein benötigtes Produkt im Portfolio haben, kann dieses einfach über uns bezogen werden. Über uns beziehen bedeutet, dass wir Verträge abgeschlossen haben und Kunden zu unseren vereinbarten Konditionen beschaffen können. Wenn wir etwas nicht haben, der Kunde aber auf unsere Erfahrung und unser Know-how vertraut, können wir für den Kunden eine eigene Ausschreibung durchführen. Hier nützen wir unser breites Markt-Know-how und kombinieren es mit unserer Vergaberechtsexpertise. Die Beauftragung dieser Sonderbedarfe kommt derzeit 60 bis 70 Mal im Jahr vor und wir haben für solche Ausschreibungen auch schon einen Innovationspreis der EU-Kommission erhalten. Das Projekt, das damals ausgezeichnet wurde, war die Beschaffung einer Abwasseranlage für die Münze Österreich. Die Kunden beauftragen uns, weil sie möchten, dass jemand die Ausschreibung verantwortet, der Erfahrung und Routine hat und das Vergaberecht 24 Stunden lebt. Wir verpflichten uns, rechtlich, technologisch und marktspezifisch immer up-to-date beziehungsweise der Gegenwart möglichst einen oder zwei Schritte voraus zu sein.

Wie funktioniert die Bezahlung?
Zotter: Die Bezahlung der Produkte und Dienstleistungen erfolgt zwischen dem Besteller und dem Lieferanten gemäß den getroffenen Vereinbarungen. Hier stellt die BBG den vertrags- und vergaberechtlichen Rahmen zur Verfügung. Bei den erwähnten kundeneigenen Vergabeverfahren legen wir vor dem Projektstart die Aufwendungen offen und legen dem Kunden ein Angebot für diese besondere Ausschreibung. Es ist gesetzlich vorgesehen, dass wir solche Ausschreibungen für Sonderbedarfe nur kostendeckend machen dürfen. Unsere weiteren Aufwendungen decken wir über einen geringen, einstelligen Prozentsatz an den Abrufen, der in den jeweiligen Vereinbarungen geregelt sind.

Und wie ist es bei den Sachen, die Sie bereits in Ihrem Portfolio haben?
Zotter: Für diese Produkte und Dienstleistungen haben wir einen e-Shop über den die Kunden bestellen. Letztes Jahr haben wir 750 Millionen Euro, fast die Hälfte unseres gesamten Beschaffungsvolumens, über diesen umgesetzt. Der e-Shop unterstützt zudem die Unternehmen, die mit uns einen Vertrag haben, im gesamten Ablauf, auch die gesamte Verrechnung kann integriert werden. Gemeinden benötigen lediglich eine standardisierte vertragliche Vereinbarung mit uns, in der die wechselseitigen Rechte und Pflichten festgeschrieben sind. Für die Vereinbarung fällt ein jährlicher Pauschalbetrag von derzeit nur 185 Euro exkl. USt. an. Damit können Kunden aus dem Kommunalbereich unsere Services inkl. unserem Vergabekompetenzcenter nutzen; zudem sind darin auch zwei Zugänge für den e-Shop enthalten.

Wie kann eine Gemeinde feststellen, ob ein Gut über die BBG bezogen werden kann?
Zotter: Ganz einfach: Sie schaut im e-Shop nach oder ruft bei uns an. Wir geben gerne Auskunft. Innerhalb weniger Minuten können wir abklären, ob der Artikel verfügbar ist. Um es leichter zu machen, haben wir im e-Shop auch Themenwelten eingerichtet; so kann zum Beispiel zum Thema Feuerwehr der gesamte Bedarf für die Feuerwehr, unterteilt in Feuerwehrausrüstung, Fahrzeuge und Feuerwehrhaus abgerufen werden.

Ist im e-Shop der gesamte Beschaffungsbedarf abrufbar?
Zotter: Im Prinzip schon, allerdings machen wir keine Bauten und beschaffen keine militärischen Güter, dazu haben wir keinen gesetzlichen Auftrag. Wir schreiben aber sehr wohl Dienstleistungen aus, so zum Beispiel Reinigungsleistungen für Schulen, Gemeindeämter und dergleichen. Um beim Beispiel Schule zu bleiben: hier haben wir ein eigenes Lösungspaket für öffentliche Bildungseinrichtungen geschnürt – von der Schultafel über die Küche bis zum Chemielabor – die BBG deckt hier sehr viel ab. Wenn allerdings in die Bausubstanz eingegriffen werden muss, so bieten wir das nicht an. Was wir aber wiederum haben sind Container, um beispielsweise einen Umbau räumlich zu überbrücken.

Wenn Sie eine Ausschreibung machen, nach welchen Kriterien – jetzt abgesehen vom Preis – erfolgt der Zuschlag?
Zotter: Die BBG führt fast ausschließlich Bestbieter und keine Billigstbieterverfahren durch. Ein Produkt, wo wir den Billigstbieter auswählen ist beispielsweise bei den Feuerlöschern. Diese sind genormt und die Liefer- und Leistungsbedingungen sind klar und hochwertig definiert, sodass es keine Unterschiede bei der Qualität gibt. Bei allen anderen Produkten und Dienstleistungen gibt es eine Gewichtung zwischen Preis und Qualität, die pro Vergabeverfahren festgelegt wird. Bei den gesellschaftspolitischen Beschaffungszielen, die ebenfalls im Gesetz vorgesehen sind, wird besonderer Wert darauf gelegt, dass auch kleinere und mittlere Unternehmen eine faire Chance bekommen. Wir haben die gesetzliche Verpflichtung, dort, wo es möglich ist, KMU zu fördern – wir sind der einzige öffentliche Auftraggeber, der dazu einen klaren, gesetzlichen Auftrag hat. Der Anteil der KMU unter unseren Lieferanten liegt derzeit bei 72 Prozent, das haben andere nicht. Bei den gesellschaftspolitischen Beschaffungszielen spielen Kriterien wie Nachhaltigkeit, Regionalität und Innovation eine große Rolle. Hier legen wir Kriterien fest, etwa den Umweltgedanken, und prüfen dann, ob diese Kriterien erfüllt werden. Bei Lebensmitteln, zum Beispiel Frischfleisch, kann das Fütterung, Schlachtung und Transport sein. All das kann man definieren um sicherzustellen, dass das Fleisch nicht aus dem weit entfernten Ausland kommt, sondern aus der Umgebung. Die Kunst liegt darin, dass die Kriterien nicht diskriminierend festgelegt werden und es eine sachliche Begründung für diese gibt. Bei Lebensmittelausschreibungen machen wir durchgehend regionale Lose. Für Bäckereiwaren beispielsweise haben wir 60 regionale Lose über ganz Österreich. Damit stellen wir sicher, dass etwa Semmeln, die in Tirol benötigt werden, auch aus der Region kommen.

Was ist mit anderen Gütern, etwa Fahrzeugen?
Zotter: Bei manchen Beschaffungsgruppen – etwa bei Fahrzeugen, im Softwarebereich oder bei Impfstoffen – spielt Regionalität keine so große Rolle. Im Fahrzeugbereich sind hingegen die neuen Abgasnormen von essentieller Bedeutung. Die Polizei bezieht ihren gesamten Fuhrpark über uns, aber auch Gemeinden und Städte werden zukünftig ihren kompletten Fuhrpark über unser Portfolio abbilden können. Auch alle alternativ betriebenen Fahrzeuge können bereits jetzt über uns bezogen werden. Hier haben wir einen Fuhrparkdienstleister unter Vertrag, über den diese Fahrzeuge zu guten Konditionen geleast werden können. Bei allen anderen Fahrzeugen schreiben wir derzeit nach Fahrzeugklassen aus, etwa Mittelklasse, Kleinwagen oder Kommunalfahrzeuge. Hier haben wir mit den Marktteilnehmern Verträge. Bei den Kommunalfahrzeugen können zudem Aufbauten dazu bestellt werden. Wir schreiben so aus, dass eine Menge an Konfigurationen und Konkretisierungen, je nach Bedarf der Gemeinde, machbar und vergaberechtlich konform sind.

Wir haben uns die ganze Zeit darüber unterhalten, welche Vorteile Kunden haben, wenn Sie über die BBG bestellen. Wie sieht es auf der Seite der Lieferanten aus?
Zotter: Wir bieten Lieferanten einen Zugang zu einem breiten, öffentlichen Kundensegment an und erhöhen damit die Chance, gut zu wirtschaften. Für die Bundesministerien agieren wir als zentraler Einkaufsdienstleister und diese sind gesetzlich verpflichtet, die BBG-Vereinbarungen zu nutzen. Alle anderen öffentlichen Kunden dürfen die BBG als Einkaufspartner gerne nutzen, müssen aber nicht. Aber jene, die uns nutzen dürfen, sind bereits in der Überzahl. Das ist für uns ein Hinweis, dass die Akzeptanz steigt und unsere Arbeit geschätzt wird; und davon können unsere überwiegend österreichischen Vertragspartner profitieren. Knapp 99 Prozent unserer Lieferanten haben – obwohl wir nahezu ausschließlich EU-weit ausschreiben – zumindest einen Firmensitz in Österreich, damit auch die steuerrechtliche „Wertschöpfung“ durch die Lieferanten in Österreich sichergestellt ist. Wir haben in jedem Bundesland Vertragspartner, vor allem in jenen Fällen, bei denen die Regionalität eine Rolle spielt. Wir gehen auch proaktiv auf kleinere und mittlere Unternehmen zu, schulen interessierte Unternehmen, investieren viel in die Betreuung von Bietern und machen regelmäßig Veranstaltungen mit der Wirtschaftskammer, in denen wir beispielsweise erklären, wie man Angebote legt. Wir laden alle Unternehmen ein, sich an unseren Ausschreibungen zu beteiligen! Nicht nur davon können Sie sich gerne auch selber bei unseren Veranstaltungen oder persönlichen Terminen überzeugen. Gerne können Sie sich auch den Termin unserer nächsten Fachmesse Nutzen.Leben Mobilität bereits notieren. Diese findet am 1. Oktober 2020 in der Marx Halle in Wien statt.

Danke für das Gespräch!